مهارت های نرم؛ شاه‌کلید مهندسان موفق

مهارت های نرم؛ شاه‌کلید مهندسان موفق – قسمت اول

واژه «مهندس» در ذهن اغلب ما تعریف مشخصی دارد: فردی که با ابزارآلات و تکنولوژی سر و کار دارد، اهل حساب و کتاب است و در علوم ریاضی، فیزیک و شیمی غرق شده است. همین ذهنیت، بر فضای آکادمیک و آموزشی ما نیز حکمرانی می‌کند. مهندسانی که از دانشگاه فارغ‌التحصیل می‌شوند، کتاب‌های زیادی را مرور کرده‌اند، مسائلِ ایده‌آلِ کتاب‌ها را حل کرده‌اند و انشاالله که مهارت‌های فنی بسیاری یاد گرفته‌اند. آنها فکر می‌کنند با این معدل و مهارت‌های رنگارنگ، بهترین رزومه ممکن را در اختیار دارند. با این رزومه درخشان به مصاحبه می‌روند، اما با عبارت تلخ «بعدا با شما تماس می‌گیریم» روبرو می‌شوند و تماسی که هرگز دریافت نمی‌کنند. این مهندسان پرتلاش، کلید اصلی موفقیت را فراموش کرده‌اند: مهارت های نرم.

تقریبا صد سال از انقلاب صنعتی می‌گذرد. فضای کار آن روزها، مبتنی بر مهارت‌های فنی کارگر بود و هر کارگری که مهارت بیشتری داشت، حقوق بیشتری می‌گرفت. اما همانطور که در خیابان‌های امروز جهان، اثری از کالسکه‌های آن دوران دیده نمی‌شود، طبیعتا فضای کار و استخدام هم زمین تا آسمان فرق کرده است. امروزه برای این که یک مهندس موفق باشید، داشتن مهارت‌های فنی و تکنیکال لازم است، اما کافی نیست. مهارت های نرم هم به همان اندازه مهم و کلیدی هستند.

اما مهارت های نرم یعنی چه؟

مهارت های نرم (به انگلیسی: Soft skills)، مهارت‌هایی غیرفنی هستند که به مهندسان حرفه‌ای کمک می‌کند تا با همکاران، بالادستی‌ها و مشتریان خود رابطه خوبی داشته باشند. اما چرا مهارت های نرم تا این اندازه برای مهندسان مهم هستند؟ در هر شرکتی که مشغول به کار شوید، از همکاران و مشتریان دور نخواهید بود. به زبان دیگر، در قرنطینه کار نمی‌کنید (البته به غیر از دوران پاندمی، که آن هم صرفا قرنطینه فیزیکی است و ارتباط بین شما و سایر افراد به صورت مجازی برقرار است). باید بتوانید با سایر مهندسان ارتباط بگیرید و با آنها همکاری کنید، چون اغلب پروژه‌های مهندسی به این صورت است که چندین نفر با تخصص‌های مختلف، روی تکه‌های مختلف پازل کار می‌کنند. علاوه بر مهندسان، باید به طور همزمان با مدیران، طراحان، کارمندان و تمام کسانی که به نحوی در پروژه دخیل هستند کار کنید.

وقتی از این دیدگاه موضوع را ببینید، مشخص می‌شود که مهارت های نرم، صرفا به احساسِ خوبِ خودتان و اطرافیانتان حین کار محدود نمی‌شود. باید این مهارت‌ها را با وسعت بیشتر در تمام جنبه‌های کار اعمال کنید. با این مهارت‌هاست که شما از دیگران متمایز می‌شوید، و می‌توانید کالا یا خدمات بهینه‌ای ارائه دهید که تجربه کاربری مثبتی هم به همراه دارند.

ما در مجموعه مکانیک‌آل، از متخصصان حرفه‌ای و منابع معتبر کمک گرفتیم تا مهم‌ترین مهارت های نرم که امروزه برای مهندسان کلیدی هستند را یکجا جمع کرده و معرفی کنیم. این مهارت ها در قالب یک پست سریالی، در چند قسمت منتشر خواهند شد که هر قسمت، در رابطه با یک مجموعه مهارت است. در بخش‌های اول، درباره ارتباطات، صحبت در جمع، کار تیمی و فنونی از این دست صحبت می‌کنیم. در بخش‌های آینده به مهارت‌های نگارشی، خلاقیت و حل مسئله، تحقیق، انتقادپذیری، مدیریت زمان، مدیریت احساسات و چندین مهارت دیگر خواهیم پرداخت.

مخاطب این پست سریالی، علاوه بر مهندسان، هر کسی است که می‌خواهد کاری را شروع کند، در شغل خود پیشرفت داشته باشد و نسخه بهتری از خودش بسازد. با ما همراه باشید.

۱- ارتباط برقرار کردن (Communication)

در هر شغلی، ارتباط برقرار کردن با دیگران برای ادامه راه، حیاتی است. مهندسی هم از این قاعده خارج نیست. مدیران همیشه به دنبال افرادی هستند که علاوه بر داشتن مهارت‌های فنی، بتوانند ایده‌های خود را شفاف، قاطعانه و درست بیان کنند. حتما با افرادی مواجه شده‌اید که در کار خود حرفه‌ای هستند، اما در صحبت کردن، گوش دادن و حتی نوشتن گزارشات روزانه مشکل دارند. این افراد، متوجه اهمیت ارتباطات بهینه در محیط کار نشده‌اند.

مهندسان گاهی مهارت‌های فنی را مهم‌تر از مهارت‌های ارتباطی می‌دانند. آنها فکر می‌کنند کسی که معادلات دیفرانسیل را به سرعت حل می‌کند و از مفاهیم پیچیده مهندسی سر در می‌آورد، دیگر می‌تواند از پس همه چیز بربیاید. اما هم کارمندان و هم کارفرمایان در مشاغل مهندسی باید از مهارت‌های ارتباطی مناسب برخوردار باشند.

ماجرا فقط ارتباط برقرار کردن با سایر مهندسان نیست. گاهی (و حتی اکثر اوقات) باید با افراد غیرفنی کار کرد. مطمئنا در مسیر شغلی خود، باید با افراد سایر دپارتمان‌ها همکاری کنید، مثلا باید نیازهای پروژه را بفهمید، یا برای سرمایه‌گذار زیر و بم کار را به زبان ساده توضیح دهید و بگویید چرا درخواست‌های او، فضایی و غیرمعمول هستند! در ارتباط با مشتریان، مهندسان معمولا ناخودآگاه وارد جزئیات حوصله‌سربر فنی می‌شوند، در حالی که مشتری می‌خواهد راه حل مشکل خودش را بداند و بفهمد این پروژه برای کسب و کارش چه سودی دارد. خلاصه‌اش این است که حوصله و وقت تئوری‌های پیچیده یا علوم سطح بالا را ندارد، به خصوص اگر سمت مدیریتی داشته باشد. مهارت‌های ارتباطی قوی، جلوی سوءتفاهم‌های احتمالی را می‌گیرد و اغلب با سود مالی نیز همراه است.

با این وصف، برخی از مهارت‌های ارتباطی را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم.

۲- صحبت در جمع (Public Speaking)

  مهندسان معمولا باید گزارشی از کار خود به صورت شفاهی ارائه دهند. مخاطب این ارائه ممکن است تیم همکاران، مشتریان، مدیران بالادستی و سرمایه‌گذاران باشند. مهارت صحبت در جمع، یکی از مهارت های نرم است که هم در زندگی شغلی و هم در زندگی روزمره به کار می‌آید. در یک ارائه کاری، مهندس باید با اعتماد به نفس در جمع صحبت کند، و داده‌های پیچیده علمی را طوری فیلتر و ساده‌سازی کند که همه، حتی افراد غیرفنی بتوانند آنها را درک کنند و از این داده‌ها استفاده کنند.

همه ما حداقل یک بار در کنفرانس‌ها و ارائه‌های علمی حوصله‌مان سر رفته است. مباحث علمی و فنی، همیشه روی لبه تیغ کسالت‌آور شدن هستند. مهندسان باید تمرکز مخاطبان خود را حفظ کنند و توجه آنها را به مسیری هدایت کنند که مد نظر خودشان است. این یعنی علاوه بر فن بیان مناسب، محتوای ارائه و اسلایدهای احتمالی هم باید با دقت و ظرافت آماده شود.

به طور خلاصه، فن بیان مناسب، اعتماد به نفس، زبان بدن، دایره واژگان گسترده، محتوایی که خسته‌کننده نباشد و ساده‌سازی مباحثِ بیش از حد علمی باید مورد توجه یک مهندس قرار گیرند.

برای دستیابی به این مهارت‌ها، یک راه حل مهم، دیدن ارائه‌ افراد شاخص است. با جستجوی مختصری در اینترنت، می‌توانید سخنرانی افراد متخصص که به صحبت در جمع مسلط هستند را پیدا کنید. فیلم سخنرانی آنها را ببینید و به زبان بدنشان، جملاتی که می‌گویند، داده‌هایی که ارائه می‌کنند و تعامل آنها با مخاطب توجه کنید. نکات کلیدی را یادداشت کنید و در ارائه بعدی به کار بگیرید.

علاوه بر این، می‌توانید از دوره‌های آموزشی و کارگاه‌های مربوطه بهره ببرید. امروزه، کارگاه‌های فن بیان، زبان بدن، اعتماد به نفس و… بی‌شمارند و دسترسی به آنها خیلی آسان است. به خصوص از وبینارهای اینترنتی نهایت استفاده را داشته باشید.

در نهایت، مهم‌ترین و بهترین راه پیشرفت، تمرین است. تمرین، تمرین و تمرین. در برابر آینه تمرین کنید. در جمع دوستان خود صحبت کنید و نظر آنها را صادقانه بپرسید. با تمرین زیاد، مهارت بیشتری کسب می‌کنید و ضعف‌های احتمالی خودتان را خواهید شناخت.

۳- گوش دادن فعالانه (Active listening)

همیشه شما متکلم نیستید. موقعیت‌های بسیاری پیش می‌آید که در آن، باید به طرف مقابلتان گوش دهید و بر اساس شنیده‌هایتان، تصمیم‌های مهمی بگیرید. به عنوان مثال، باید به خواسته‌های مشتری با دقت گوش دهید تا فرضیات و نیازهای پروژه را به دقت درک کنید. صرفا شنیدن حرف دیگران کفایت نمی‌کند. اگر فعالانه گوش دهید، می‌توانید روی محتوای حرف طرف مقابلتان تمرکز کنید و او را کاملا بفهمید.

علاوه بر جمله‌هایی که می‌گوید، زبان بدن او نیز اطلاعات زیادی به شما می‌دهد. به شیوه نگاه کردن، حرکت دستان، نحوه نشستن و لحن صدای او دقت کنید. اگر فنون صحبت را خوب یاد گرفته باشید، می‌توانید صحبت کردن طرف مقابل را هم تحلیل کنید. با این روش، ارتباطات شما با دیگران قوی‌تر می‌شود و افراد بیشتری خواهان کار با شما خواهند شد.

۴- فنون مذاکره (Negotiation)

اگر اخبار را دنبال کرده باشید، از اهمیت مذاکره در سرنوشت افراد، شرکت‌ها و دولت‌ها آگاه هستید. اما مذاکره فقط در روابط دیپلماتیک مطرح نیست. مهندسان نیز مانند تمام مشاغل، در موقعیت‌های خاصی وارد مذاکره می‌شوند، مثل مذاکره برای بدست آوردن یک موقعیت شغلی یا تقسیم کار یک پروژه. مذاکره‌کننده خوب کسی است که بهترین نتیجه و بیشترین ارزش و سود را برای طرفین مذاکره به دست آورد.

اساس مذاکره، ایجاد اعتماد است. مذاکره‌کنندگان موفق، تکنیک‌های زیادی در این رابطه کشف و ابداع کرده‌اند. آنها بعضا مذاکره را یک «بده و بستان» می‌دانند. چند نکته به یک مذاکره خوب کمک می‌کند. اولا، طبق اصطلاح «بده و بستان»، ابتدا باید بخش «بده» وجود داشته باشد تا «بستان» حاصل شود. مثلا وقتی در یک مصاحبه شغلی هستید، از مسئول استخدام بپرسید که در این موقعیت شغلی دنبال چه چیزهایی است (البته که باید حداقل بخشی از جواب او را از قبل بدانید). سپس، نشان دهید که مهارت‌های لازم برای پر کردن این جایگاه را دارید. این روش می‌تواند به یک مذاکره موفق منجر شود.

دوم، هر وقت حس کردید سوءتفاهمی وجود دارد، به آن اشاره کنید و برطرفش کنید. اگر حقوق بیشتری پیشنهاد نمی‌کند، به جای این که در دلتان به او بد و بیراه بگویید، دلیلش را بپرسید. اما خط قرمز مهمی اینجا وجود دارد: هرگز توهین یا تهدید نکنید. رفتار حرفه‌ای در هر شرایطی شرط اصلی و الزامی است. احترام خود و طرف مقابل را حفظ کنید. اگر نتوانید احساسات خود را در شرایط تنش‌زا کنترل کنید، کل مذاکره را بر هم خواهید زد.

مطالعه بیشتر درباره فنون مذاکره:

۴ Ways To Win Workplace Negotiations | Glassdoor Blog

۵- خدمات مشتریان (Customer service)

مشتریان برای هر کسب و کاری حیاتی هستند. در مهندسی نیز مشتریان ممکن است متقاضی کالا یا خدمت شما باشند. برای ساختن روابط بلندمدت و مشتریان وفادار، به آنها بیشتر از چیزی که انتظار دارند بدهید. به تجربیات خود به عنوان مشتری فکر کنید. چه چیزی در فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمت شما را جذب کرد؟ چرا همیشه از یک فروشگاه خاص خرید می‌کنید؟ خوش‌رفتاری، خدمات پس از فروش مناسب، کیفیت خوب خدمات و انتقادپذیری، چند نکته مهم در ارتباط با مشتریان هستند.

مسیر طولانی کسب مهارت های نرم

آموختن مهارت های نرم یک هدف بلند‌مدت است. انتظار نداشته باشید یک شبه ره صد ساله را طی کنید. اهداف خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. در قدم اول، روی ضعیف‌ترین مهارت های نرم خود تمرکز کنید، برنامه‌ریزی کنید و دائما پیشرفت خود را مرور کنید. جایزه شما، موفقیت بیشتر شغلی و فردی است.

در قسمت بعدی، به کار گروهی و تیمی می‌پردازیم و با مهارت های نرم بیشتری آشنا می‌شویم. با ما همراه باشید.